Comment sélectionner 20 dossiers parmi 400, 600, ou 2000, sans y passer 2 mois, afin que chaque étudiant puisse recevoir une première réponse à ses vœux le 30 mai, vers 19 heures ? C’est l’équation à laquelle doivent répondre les enseignants chargés de l’examen de vos vœux d’orientation dans l’enseignement supérieur. Pour y parvenir, tous les établissements n’appliquent pas la même méthode, ni les mêmes critères. Chacun paramètre les données récoltées par le site comme il le souhaite, Parcoursup n’étant qu’une grande chambre d’enregistrement doublée d’un outil de triage, ce dernier pouvant être remplacé par des outils développés en interne par les écoles et les universités. Si côté candidats, la procédure Parcoursup peut donc sembler un peu mystérieuse, voire, parfois, injuste, côté recruteurs elle répond à une organisation très précise, qui est censée ne pas laisser de place à l’improvisation.
Décryptage de la procédure dans deux formations universitaires sélectives, en IUT et en licence.
Des moyennes pondérées en fonction des attendus
Dans le sud de la France, Bruno est co-responsable d’une bi-licence maths-informatique. Une nouvelle formation lancée à la rentrée 2021, qui a tout de suite rencontré son public : l’université a enregistré 650 dossiers différents sur ce vœu pour seulement 20 places. Le traitement de ces vœux a débuté au lendemain de la date limite de validation de leurs dossiers par les futurs étudiants, le 8 avril. Ce traitement est presque entièrement automatisé, grâce à un outil développé en interne : “Parcoursup propose un outil d’aide à la décision aux établissements, qui est paramétrable en fonction des critères de chacun, explique Bruno, mais il nous a semblé plus efficace de développer notre propre outil, d’autant que nous avons toutes les compétences en interne pour le faire”.
Dans un premier temps, une cinquantaine de dossiers ont été exclus, parce qu’ils concernaient des candidats étrangers, non titulaires d’un bac français, qui doivent passer par la procédure Campus France, et non Parcoursup. De même, tous les candidats futurs bacheliers qui n’avaient pas pris la spécialité mathématiques ou NSI, exigée dans les attendus, ont été exclus. Enfin une centaine de dossiers concernait des demandes de réorientation, venant d’étudiants en prépa, de bacheliers de 2020, ou des demandes en interne d’étudiants de L1 mathématiques ou informatique de l’université entrés en 2020 mais séduits par ce nouveau diplôme. Ceux-là ont été traités à part. Tous les autres dossiers ont été classés par l’algorithme développé en interne, uniquement d’après leurs notes, récupérés via Parcoursup : “Nous avons pondéré les moyennes obtenues en terminale et en première comme nous le souhaitions, explique l’enseignant. Par exemple, les moyennes de terminale en maths et en NSI avaient un coefficient 10, la moyenne des moyennes des enseignements scientifiques valait coefficient 5, etc”. Au final, la moyenne ainsi pondérée des notes de terminale valait coefficient 5, celle de première, également pondérée, valait coefficient 4, et les avis figurant sur la fiche avenir (“satisfaisant”,”très satisfaisant”, etc), ont été transformés en notes, puis en moyenne, valant coefficient 1. “Aucune pondération n’est appliquée en fonction du lycée d’origine ou de l’année de naissance du candidat” précise encore Bruno.
Un tri sur les notes, exclusivement
Une fois les critères définis par les enseignants, les ordinateurs de l’université prennent la main, en attribuant une note à chacun des quelques 600 dossiers reçus et valides. 400 de ces dossiers sont classés en fonction de leur note : les 22 premiers d’entre eux recevront une proposition d’admission dans la double licence dès jeudi 27 mai, les 378 autres seront sur liste d’attente : “Nous avons un peu l’impression de jouer aux apprentis sorciers, reconnaît Bruno, car nous lançons ce diplôme et nous ne sommes pas encore certain que nos critères de choix des étudiants soient les bons. Nous les ajusterons si nécessaire au fil des années et des résultats des premières promotions, par exemple en exigeant certaines spécialités”. Presque toute la procédure est donc automatisé: les enseignants n'interviennent pas, sauf si un dossier est signalé en erreur, auquel cas ils vérifient le dossier du candidat “manuellement” : “Le plus souvent c’est un problème de notes qui n’ont pas été entrées au bon endroit, bien évidemment on le corrige pour que le dossier soit classé”.
Les “projets motivés” à la trappe
Et le projet motivé rédigé avec soin, souvent dans la douleur, que devient-il dans cette équation ? « Nous ne le lisons pas ! réplique, cash, l’enseignant. D’abord parce que nous manquons de temps : nous n’avons que deux semaines pour traiter les dossiers, les classements étant ensuite vérifiés en interne par l’université avant d’être renvoyés dans Parcoursup. Ensuite parce que les lettres de motivation nous semblent socialement discriminantes ». Bruno déplore d’ailleurs que les établissements ne puissent pas signaler, dans Parcoursup, si le projet motivé sera lu, ou pas, ce qui éviterait aux futurs étudiants de le rédiger pour rien…
D’autant que sa formation est loin d’être la seule à sélectionner ses futurs étudiants uniquement sur leurs notes; certaines écoles d’ingénieur, notamment, font de même, contraintes par la quantité phénoménale de dossiers reçus. Si la question uniquement par les notes n’est pas contestable en soin, elle se heurte cependant à un problème, souligné par les examinateurs des dossiers : la réforme du bac ayant supprimé les classes, par le jeu des spécialités, il n’est plus vraiment possible de comparer la moyenne d’un candidat aux autres moyennes de sa classe. Un effet collatéral de cette réforme qui pourrait faire varier les taux de réussite dans les établissements du supérieur, mais dont l’impact ne sera visible que dans un, deux, ou trois ans.
20 minutes par dossier
Autre établissement public, autre méthode de classement. A l'IUT de La Roche sur Yon, en BUT Info-com, les écrits des candidats sont bien lus, et font intégralement partie du processus de sélection. Logique pour une formation qui exige une grande qualité d'expression. Mais cette logique représente un sacré défi quand on sait que l'IUT reçoit 800 dossiers pour cette formation, pour seulement 60 places…
Pour faire le tri des dossiers, une première barre est mise sur la moyenne générale : 12/20 minimum en première et en terminale, ce qui permet d’exclure seulement 15% des dossiers. C’est l’outil proposé par Parcoursup qui est utilisé pour calculer cette moyenne; il peut être adapté de 1000 façons suivant les attendus des établissements. Ensuite “le passage à la moulinette peut commencer”, comme le résume Olivier, enseignant en sciences de l’information et de la communication au sein de ce diplôme. Dans le détail, une note est attribuée en fonction des appréciations des professeurs du lycée, pour pondérer la moyenne générale, une autre pour le projet de formation motivé (qui est donc lu !), et une troisième note sanctionne le compte-rendu écrit d’un entretien avec un professionnel du secteur de l’info-com. Soit en tout 3 notes différentes, avec des coefficients variables : coefficient 2 pour la note obtenue sur l’entretien professionnel, coefficient 2 pour le calcul automatique de la moyenne, coefficient 1 pour le projet de formation motivé et les appréciations des professeurs.
« Huit professeurs se partagent les dossiers, soit 150 à 200 dossiers chacun, explique Olivier. Parfois c’est rapide, par exemple quand la lettre est très mal écrite, pleine de fautes. Dans ce cas, on ne va pas plus loin dans l’examen du dossier. Mais globalement, pour bien faire ce travail il faut passer 20 minutes sur chaque candidat ». « Avant la réforme du bac, ajoute encore l’enseignant, nous nous répartissions les dossiers par série, ce qui permettait un traitement de tri plus homogène. Aujourd’hui ce n’est plus possible et la sélection en devient plus stressante; on enchaîne des dossiers qui n’ont rien à voir les uns avec les autres, c’est plus compliqué, on doit faire attention à ne rien oublier ».
Au final, pour avoir 60 étudiants, la formation classera et appellera 200 à 250 candidats. Ce classement sera injecté dans Parcoursup, qui informera ensuite les heureux élus, parfois loin d’imaginer la moulinette complexe par laquelle est passée leur dossier avant de recevoir, ou pas, une réponse favorable.
Consultez aussi :
Le guide étape par étape Parcoursup 2024
Inscription et saisie des vœux : 17 janvier au 14 mars
Compléter et confirmer ses vœux : 14 mars au 3 avril
Phase d’admission/réponses : 30 mai au 12 juillet
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